Studio Paola Sanna

Circolare Informativa
"Libro Unico del Lavoro"

È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18 agosto 2008 il DM 9 luglio 2008, attuativo del'articolo 39 del DL n. 112/2008 (la cosiddetta "Manovra d'Estate" - si veda in merito la circolare del 27 giugno 2008), in materia di Libro Unico del Lavoro.
Di seguito si propone una sintesi delle novità contenute nel decreto, anche alla luce della recente circolare Ministeriale n. 20 del 21 agosto 2008 .

LE NORME ABROGATE

Il Ministero del Lavoro nella circolare citata - precisando peraltro che i chiarimenti sono diretti ai servizi ispettivi di vigilanza affinchè l'attività ispettiva in quest'ambito sia uniforme e coordinata sull'intero territorio nazionale - analizza anzitutto le norme abrogate, delle quali alcune con decorrenza dalla data di entrata in vigore del dl 112/2008 (25 giugno 2008), altre con decorrenza  18 agosto 2008, data di pubblicazione del DM 9.7.2008 che istituisce, appunto, il nuovo Libro Unico del Lavoro.

Risultano abrogate le norme relative:

• all'istituzione di libri paga e matricola per aziende soggette all'INAIL ovvero all'INPS,
  

• alla conservazione nel periodo di 10 anni dei libri obbligatori,
  

• all'istituzione del registro di impresa per i datori di lavoro agricoli,
  

• all'istituzione dei libri paga e matricola per le aziende giornalistiche,
  

• alle registrazioni delle informazioni legate all'erogazione di ANF su libri matricola e paga,
  

• all'istituzione della sanzione sanzione amministrativa da euro 4.000 ad euro 12.000 in caso di mancata istituzione esibizione dei libri matricola e paga.
  

• Risultano invece modificati i provvedimenti che fanno riferimento
  

• all'istituzione e tenuta del libretto personale di controllo dei lavoranti a domicilio,
  

• all'istituzione di un apposito registro per le aziende di autotrasporto,
  

• all'obbligo di conservare comunque una copia dei libri obbligatori sul luogo di lavoro anche qualora gli stessi siano conservati presso i consulenti del lavoro.
  

CARATTERISTICHE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO
Il Libro Unico documenta nei confronti  del lavoratore, lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro

• degli organi di vigilanza, lo stato occupazionale dell'azienda, consentendo anche la valutazione  approfondita e specifica della regolarità di gestione con riferimento ai profili retributivi, assicurativi,    previdenziali, fiscali, di inquadramento contrattuale, di orario di lavoro, di rispetto dei riposi, di fruizione di ferie e permessi, di corretta gestione delle assenze.
  

Il Libro è unico per datore di lavoro anche se lo stesso ha più posizioni assicurative e previdenziali o più sedi di lavoro anche se stabili ed organizzate. Ciò significa che non può essere gestito "a sezioni" ma deve avere un'unica numerazione sequenziale.
Deve essere un documento unitario quanto a vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e conservazione.
E' ammessa l'eventuale elaborazione separata delle presenze, ma proprio perché il documento è unitario, deve essere rispettata la numerazione sequenziale; si ritiene che ciò significhi che possa trattarsi di un documento simile all'attuale foglio delle presenze, "staccato" fisicamente dall'altra parte del libro Unico, rappresentata dall'attuale cedolino paga.

Soggetti obbligati

Sono obbligati ad istituire il nuovo Libro Unico del Lavoro i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi

• " i datori di lavoro agricoli,
  

• i datori di lavoro dello spettacolo,
  

• i datori di lavoro dell'autotrasporto,
  

• i datori di lavoro dei marittimi.
  

Soggetti esclusi

Sono esclusi dalla tenuta del Libro Unico

• i datori di lavoro domestico,
  

• le società cooperative di produzione lavoro e ogni altro tipo di società di persone o di capitali, con soli soci lavoratori con i quali non siano stipulati specifici contratti di cococo, associazione in partecipazione o lavoro dipendente,
  

• le imprese familiari, con riferimento alle posizioni di coniugi, figli, altri parenti o affini, con i quali non siano stipulati specifici contratti di cococo, associazione in partecipazione o lavoro dipendente,
  

• i titolari di aziende individuali artigiane ovvero commerciali, senza dipendenti, cococo o associati,
  

• le pubbliche amministrazioni.
  

Lavoratori  da registrare

Nel Libro Unico vanno registrati i dati relativi a

• lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative estere dell'azienda, compresi i lavoratori distaccati ed i lavoratori somministrati (che saranno pertanto presenti sia sul libro unico dell'agenzia di somministrazione anche con i dati delle presenze, che su quello dell'azienda utilizzatrice con i soli dati anagrafici),
  

• collaboratori coordinati e continuativi indipendentemente - precisa il Ministero - dalle modalità organizzative; la circolare evidenzia come sia ininfluente, a questo fine, la presenza o meno di un progetto, ma altrettanto ininfluente, sempre a questo fine, è la durata del contratto, con la conclusione che vanno annotati a Libro Unico anche i c.d. mini cococo,
  

• gli associati in partecipazione con apporto si solo lavoro o apporto misto (capitale e lavoro).
  

Lavoratori esclusi dalle registrazioni

Contrariamente a quanto accadeva per Libri matricola e paga, non devono essere più annotati nel Libro Unico:

• collaboratori e coadiuvanti di imprese familiari,
  

• coadiuvanti di imprese commerciali,
  

• soci lavoratori.
  

Contenuto delle registrazioni

Per ogni lavoratore vanno indicati i consueti dati anagrafici e contrattuali, con lo specifico obbligo di segnalare le posizioni INPS e INAIL nonché tutti i dati retributivi così come elencati nella circolare in argomento:

• tutte le retribuzioni in denaro e in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, comprese
  

• somme a titolo di rimborso spese,
  

• trattenute effettuate,
  

• detrazioni fiscali riconosciute,
  

• dati relativi all'ANF
  

• prestazioni ricevute da INPS, INAIL, ecc.
  

• specifica indicazioni di somme corrisposte a titolo di straordinari o premi;
  

nella parte del libro Unico dedicata alle presenze vanno segnalate per ogni giorno:

• il numero delle ore di lavoro effettuate,
  

• l'indicazione separata del lavoro straordinario,
  

• eventuali assenze anche non retribuite,
  

• ferie,
  

• riposi.
  

Per cococo e associati, la cui presenza al lavoro non incide direttamente sull'entità del compenso, va rilevata la presenza senza specificarne natura ed entità (come già si procedeva ad oggi per soci e cococo con l'indicazione della lettera P) ovvero l'assenza.

Modalità di tenuta

Fermo restando l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del Libro Unico del Lavoro può essere effettuata utilizzando uno dei seguenti sistemi:

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione e vidimazione dell'INAIL prima dell'uso o in alternativa con vidimazione dei soggetti autorizzati dall'INAIL in fase di stampa del modulo continuo (esattamente come prevede l'attuale disciplina in materia di vidimazione del libro paga),
  

• stampa laser, con autorizzazione dell'INAIL alla generazione della numerazione automatica in fase di stampa,
  

• supporti magnetici, alle stesse condizioni fino ad ora previste.
  

Ciascuna annotazione relativa alla presenza o all'assenza dei lavoratori deve essere effettuata
utilizzando una causale precisamente identificata e inequivocabile.
In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del Libro è tenuto a fornire immediatamente, al momento della esibizione dello stesso, tutti gli strumenti necessari alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate.
Si ricorda che la compilazione deve avvenire per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo.

GESTIONE DELLA NUMERAZIONE UNITARIA
L'articolo 2 del DM 9 luglio 2008 prevede che i consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti abilitati sono tenuti a:

• ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o documento equipollente;
  

• inviare, in via telematica, all'INAIL con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi;
  

• dare comunicazione, in via telematica, all'INAIL, entro 30 giorni dall'evento, della avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti di uno dei datori di lavoro già comunicati.
  

Entro il 16.1.2009 (termine del periodo transitorio), i soggetti già abilitati alla vidimazione unica devono presentare all'INAIL un elenco dei soggetti assistiti; l'Istituto provvederà in questa sede a rivedere le caratteristiche delle autorizzazioni concesse, per reprimere qualsiasi fenomeno di abusivismo.
Il Ministero precisa che la numerazione unitaria dovrà essere unica per ciascuna autorizzazione; pare quindi che sia possibile la presenza di più autorizzazioni in capo allo stesso soggetto.

LUOGO DI TENUTA E MODALITÀ' DI ESIBIZIONE
Il Libro Unico del Lavoro, contrariamente a quanto accade ora per i libri obbligatori che devono essere sul luogo di lavoro, può essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati, ovvero presso i centri di assistenza delle associazioni di categoria. Nelle ultime due ipotesi rimane fermo l'obbligo di comunicazione preventiva alla DPL.
Per quanto riguarda i gruppi di impresa, il Libro Unico può essere tenuto presso la società capogruppo.
Il datore di lavoro, in caso di sede stabile di lavoro e naturalmente nel caso in cui detenga il Libro presso la sede legale, è tenuto ad esibirlo (anche a mezzo fax o posta elettronica) tempestivamente agli organi di vigilanza.

Nota bene: come previsto dall'articolo 5 del decreto in esame per "sede stabile di lavoro" si intende qualsiasi articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.

In caso di attività mobili o itineranti (prestazione lavorativa svolta presso più luoghi di lavoro nella stessa giornata o attività lavorativa caratterizzata dalla mobilità dei lavoratori sul territorio), il Libro Unico deve essere esibito, sempre nel caso in cui il datore di lavoro lo detenga presso la sede legale, entro il termine assegnato dagli organi ispettivi.
Nel caso in cui il Libro venga detenuto invece presso i consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, questi sono tenuti ad esibirlo entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
Scompare l'obbligo di gestire le "copie conformi" delle scritture obbligatorie, che - come si ricorderà - in presenza di più sedi imponeva all'azienda di riconoscere come conformi all'originale, le copie conservate nelle varie sedi.

Elenchi riepilogativi mensili (articolo 4)
A richiesta degli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che impiegano oltre 10 lavoratori ovvero operano con più sedi stabili di lavoro devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul Libro Unico, anche suddivisi per ciascuna sede.

Nota bene: come previsto dall'articolo 5 del decreto in esame, ai fini del computo dei 10 lavoratori, vanno considerati tutti i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul Libro Unico e ancora in forza.

GLI ADEMPIMENTI VERSO IL DIPENDENTE
Nella circolare vengono altresì chiariti importanti aspetti legati alla documentazione da consegnare al lavoratore dipendente, dopo l'entrata in vigore del nuovo Libro Unico del lavoro.

Viene precisato che:

• all'atto dell'assunzione e prima dell'inizio dell'attività lavorativa, vista l'abrogazione del libro matricola, al dipendente potrà essere consegnata copia della comunicazione telematica di assunzione ovvero copia del contratto individuale con tutte le informazioni legate anche all'instaurazione del rapporto di lavoro;
  

• l'obbligo di consegna del prospetto paga, alla fine di ogni periodo di paga,  si intende assolto mediante consegna al dipendente di copia del Libro Unico, anche senza la parte dedicata alle presenze.
  

REGIME TRANSITORIO
Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro possono, in via transitoria, adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro Unico continuando a gestire correttamente il libro paga, sia per quanto attiene la sezione paga sia per quanto attiene quella relativa alle presenze.
Risulta invece già abrogato (viene meno quindi l'obbligo di compilazione, anche se a livello organizzativo può risultare per il momento ancora utile il suo aggiornamento) il libro matricola.

SISTEMA SANZIONATORIO
La mancata istituzione e tenuta del Libro Unico comporta una sanzione pecuniaria amministrativa nella misura da 500,00 a 2.500 euro. Si applica quando il datore di lavoro è sprovvisto del Libro ovvero utilizza un libro che non ha i requisiti previsti.
E' ammesso l'istituto della diffida ad adempiere che comporterà la sola sanzione minima di euro 500,00.

TERMINI DI CONSERVAZIONE
Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il Libro Unico per un periodo di 5 anni dalla data dell'ultima registrazione.
Tale termine vale anche per i libri obbligatori abrogati (libro paga e libro matricola).

IN SINTESI

CARATTERISTICHE